• Стройка и ремонт с нуля до успешного финиша
  • Пошаговые мастер-классы с фото и видео
  • Контролируем рабочих или делаем своими руками
  • Калькуляторы для расчета материалов

Преимущества внеофисного хранения архива

Опубликовано: 14.07.2017

У каждой компании должен быть архив, а так как до полного перехода в электронный документооборот еще далеко, то вся эта подборка бумаг должна где-то размещаться. Некоторые постепенно обрастают сейфами и несгораемыми шкафами в бухгалтерии, другие выделяют для этих целей отдельные помещения, а кто-то приходит к современному и оптимальному решению: внеофисному хранению.

Что такое внеофисное хранение?

Если говорить коротко, то это — профессиональное хранилище, в котором одновременно могут размещаться десятки тысяч бумаг, и находятся они при этом в полной безопасности. Как правило, такие услуги предоставляют компании, для которых основной сферой деятельности является архивное хранение документов и дел, а также их соответствующая подготовка и обработка.

Особенности хранилища

В идеале это специально созданное и оборудованное помещение, в котором с помощью особых систем устанавливаются необходимые условия:

  • температурно-влажностный режим;
  • минимальное освещение;
  • охранная сигнализация;
  • пожарная сигнализация и системы пожаротушения;
  • средства пассивной защиты от огня;
  • высококлассная мебель, стойкая к возникновению плесени, жучков, микроорганизмов и других подобных опасностей.

Кроме того, в хранилище все бумаги размещаются в папках и закрытых коробах, чтобы на них попадало как можно меньше света и пыли. Очень важна и интеллектуальная защита. Чаще всего для нее используется шифрование и кодирование.

Ни на папках, ни на коробах нет информации о том, к какой именно компании они относятся и что именно в них находится. Поэтому разобраться и найти нужное может только человек, обладающий ключом к шифру.

Но это же далеко от офиса?

Да! И в этом заключается главный плюс: к бумагам не может получить несогласованный доступ никто, даже ваши сотрудники. Существует список тех, кто может забирать документы. Остальные должны получить специальное разрешение.

Но как же быть, если бумаги нужны, а они далеко? Во-первых, далеко не всегда требуются оригиналы. Копии в любой момент вам могут выслать по факсу или электронной почте. Если же требуется именно оригинал, то есть несколько вариантов:

  • курьер вашей компании забирает нужный файл из хранилища и привозит его к вам в офис;
  • курьер хранилища доставляет документы по запросу;
  • вы приезжаете в хранилище и работаете столько, сколько вам нужно в специально оборудованных для этого помещениях.

Зато благодаря внеофисному хранению, вы получаете дополнительное свободное место или же отказываетесь от дорогостоящей аренды тех помещений, который теперь вам не нужны.

Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *