Преимущества внеофисного хранения архива

Опубликовано: 14.07.2017

У каждой компании должен быть архив, а так как до полного перехода в электронный документооборот еще далеко, то вся эта подборка бумаг должна где-то размещаться. Некоторые постепенно обрастают сейфами и несгораемыми шкафами в бухгалтерии, другие выделяют для этих целей отдельные помещения, а кто-то приходит к современному и оптимальному решению: внеофисному хранению.

Что такое внеофисное хранение?

Если говорить коротко, то это — профессиональное хранилище, в котором одновременно могут размещаться десятки тысяч бумаг, и находятся они при этом в полной безопасности. Как правило, такие услуги предоставляют компании, для которых основной сферой деятельности является архивное хранение документов и дел, а также их соответствующая подготовка и обработка.

Особенности хранилища

В идеале это специально созданное и оборудованное помещение, в котором с помощью особых систем устанавливаются необходимые условия:

  • температурно-влажностный режим;
  • минимальное освещение;
  • охранная сигнализация;
  • пожарная сигнализация и системы пожаротушения;
  • средства пассивной защиты от огня;
  • высококлассная мебель, стойкая к возникновению плесени, жучков, микроорганизмов и других подобных опасностей.

Кроме того, в хранилище все бумаги размещаются в папках и закрытых коробах, чтобы на них попадало как можно меньше света и пыли. Очень важна и интеллектуальная защита. Чаще всего для нее используется шифрование и кодирование.

Ни на папках, ни на коробах нет информации о том, к какой именно компании они относятся и что именно в них находится. Поэтому разобраться и найти нужное может только человек, обладающий ключом к шифру.

Но это же далеко от офиса?

Да! И в этом заключается главный плюс: к бумагам не может получить несогласованный доступ никто, даже ваши сотрудники. Существует список тех, кто может забирать документы. Остальные должны получить специальное разрешение.

Но как же быть, если бумаги нужны, а они далеко? Во-первых, далеко не всегда требуются оригиналы. Копии в любой момент вам могут выслать по факсу или электронной почте. Если же требуется именно оригинал, то есть несколько вариантов:

  • курьер вашей компании забирает нужный файл из хранилища и привозит его к вам в офис;
  • курьер хранилища доставляет документы по запросу;
  • вы приезжаете в хранилище и работаете столько, сколько вам нужно в специально оборудованных для этого помещениях.

Зато благодаря внеофисному хранению, вы получаете дополнительное свободное место или же отказываетесь от дорогостоящей аренды тех помещений, который теперь вам не нужны.

Советы по экономии

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *